Excel ile Randevu Takibi mi, Online Randevu Sistemi mi?

Birçok işletme randevu takibine Excel veya Google E-Tablolar ile başlar. Tanıdık bir araçtır, ücretsizdir ve esnektir. Ancak işletme büyüdükçe tablo, çözdüğünden fazla sorun yaratmaya başlar. Bu yazıda Excel ile randevu takibinin güçlü ve zayıf yanlarını, online randevu sistemine geçme zamanının nasıl anlaşılacağını anlatıyoruz.

Excel ile randevu takibinin avantajları

• Ücretsiz ve tanıdık: Çoğu bilgisayarda zaten var.
• Esnek: İstediğiniz sütunu ekleyebilirsiniz.
• Hızlı başlangıç: Bir şablonla birkaç dakikada kullanmaya başlarsınız.

Tek kişi çalışan, haftada birkaç randevusu olan ve randevuları her zaman kendisi giren biri için Excel makul bir başlangıçtır.

Excel'in yetersiz kaldığı 6 durum

1. Müşteri kendi randevusunu alamaz

Excel'de randevuyu her zaman siz girersiniz. Bu, telefon ve mesaj trafiğinin aynen devam etmesi demektir. Müşteri gece 22:00'de randevu almak istediğinde tablonuz ona kapalıdır.

2. Çakışmayı kimse kontrol etmez

Tablo, aynı saate iki randevu yazmanızı engellemez. Hizmet süreleri farklıysa (30 dakikalık fön, 2 saatlik boya) çakışmayı gözle bulmak zorlaşır.

3. Birden fazla kişi aynı anda düzenleyince karışıklık

Paylaşılan tabloda iki kişi aynı anda değişiklik yapınca satırlar kayar, kayıtlar silinir. Kim neyi değiştirdi, çoğu zaman bilinmez.

4. Hatırlatma gönderilemez

Excel müşterinize randevusunu hatırlatmaz. Her hatırlatma mesajını elle göndermeniz gerekir; yoğun günde bu adım atlanır ve gelmeyen müşteri oranı artar.

5. Müşteri geçmişi dağınıktır

Bir müşterinin kaç kez geldiğini, en son ne aldığını veya kaç kez gelmediğini bulmak için filtrelerle uğraşırsınız. Bu bilgi anında elinizde değildir.

6. Mobilde kullanmak zordur

Salonda, ayaktayken telefondan geniş bir tabloyu düzenlemek pratik değildir.

Karşılaştırma tablosu

Online sisteme geçme zamanı geldiğini gösteren işaretler

• Günde birkaç kez "bu saat dolu muymuş?" diye tabloya bakıyorsanız,
• Telefon ve mesajla randevu vermek işinizi bölüyorsa,
• Ekibinizde ikinci bir kişi randevu girmeye başladıysa,
• Gelmeyen müşteriler yüzünden boş saatler oluşuyorsa,
• Tablonuz birkaç yüz satırı geçtiyse.

Excel'den online sisteme nasıl geçilir?

1. Hizmet listenizi çıkarın: Hizmet adı, süresi ve fiyatı.
2. Çalışma saatlerinizi netleştirin: Gün gün açılış-kapanış ve molalar.
3. Düzenli müşterilerinizi ekleyin: Ad, telefon ve e-posta.
4. Gelecek randevuları aktarın: Tablodaki ileri tarihli randevuları panele girin.
5. Linki paylaşın: Yeni randevuları artık müşteriler kendisi alsın; randevu linkini paylaşma yollarını bu rehberde anlattık.

Sonuç

Excel randevu takibine başlamak için iyi bir araç; ancak müşterinin kendi randevusunu alması, çakışma kontrolü, hatırlatma ve müşteri geçmişi gibi ihtiyaçlar ortaya çıktığında yetersiz kalır. Vaktimce'nin ücretsiz paketiyle tablodan online randevuya maliyetsiz geçebilirsiniz. Online randevu sistemi sayfamızdan özellikleri inceleyin veya hemen ücretsiz başlayın.